Waarom ChatGPT met een Excel-export iets anders is

Dit is de eerlijkste vergelijking die er is, want bijna iedereen probeert het. Je draait een export uit je ERP, plakt hem in ChatGPT en stelt je vraag. Voor een eenmalige vraag werkt dat vaak verrassend goed. Het gaat mis zodra je erop gaat sturen.

De export is een foto, geen venster

Op het moment dat je exporteert staat de tijd stil. Morgen zijn er orders bijgekomen, is er gefactureerd en zijn er uren geboekt. Het antwoord dat je vandaag krijgt slaat op gisteren, en dat verschil zie je nergens terug in het antwoord.

Voor een vraag over vorig jaar maakt dat niets uit. Voor een vraag over hoe het nu loopt maakt het alles uit.

De begrippen liggen niet vast

Een taalmodel dat een kolom TOTALAMOUNT ziet moet raden of dat inclusief of exclusief btw is. Ziet het twee kolommen die allebei op omzet lijken, dan kiest het er een. Meestal een verdedigbare, soms de verkeerde, en je merkt het verschil pas als iemand het getal naast de boekhouding legt.

Datzelfde geldt voor de vraag wat een klant is, welke orders je moet uitsluiten en wat een status betekent. Dat is bedrijfskennis. Die staat niet in de export en dus ook niet in het antwoord.

Een join die rijen verdubbelt ziet er normaal uit

Dit is de fout die we het vaakst tegenkomen en die het lastigst te zien is. Koppel je twee tabellen aan elkaar en tel je daarna de rijen, dan telt elke order net zo vaak mee als er onderliggende regels zijn. Het aantal dat eruit komt is te hoog, maar het ziet er volstrekt normaal uit.

Zonder controle merk je dat niet. De enige manier om het te vangen is het getal naast iets houden dat er niet uit dezelfde berekening komt, bijvoorbeeld het aantal rijen dat de brontabel überhaupt heeft.

Wat er in de export staat

Een orderregelbestand bevat vrijwel altijd klantnamen, bedragen en soms marges. Of dat naar buiten mag hangt van je abonnement af en van je eigen afspraken. Het punt is vooral dat het meestal geen bewuste afweging is, maar iets wat gebeurt omdat het handig was.

Wanneer het gewoon prima is

Voor een eenmalige verkenning is een export uitstekend. Je wilt snel weten of ergens een patroon in zit, je kijkt zelf mee, en je gaat er geen besluit op nemen zonder het na te lopen. Precies waar het voor bedoeld is.

Het wordt een probleem op het moment dat het antwoord in een overleg terechtkomt zonder dat iemand nog weet waar het vandaan kwam.