Vragen stellen over je Ridder iQ-data

Ridder iQ houdt bij een maakbedrijf zo ongeveer alles bij: offertes, orders, facturen, relaties en geschreven uren. De cijfers staan er dus al. Het lastige is er betrouwbaar een vraag over stellen zonder dat er elke keer iemand een rapport voor moet bouwen.

Wat er in de database staat

De tabellen zijn herkenbaar opgebouwd. Orders, verkoopfacturen, offertes, relaties en urenregistratie staan elk in hun eigen tabel, gekoppeld via verwijzingen naar elkaar. Voor iemand die de structuur kent is dat prettig werken.

Het probleem zit niet in het vinden van de tabellen maar in het weten wat de velden betekenen. Daar loopt elke automatische analyse op stuk.

Drie valkuilen die we in de praktijk tegenkomen

Uren staan niet in uren

Tijdvelden worden in Ridder iQ opgeslagen als tellingen in eenheden van honderd nanoseconden. Wie dat veld optelt en het resultaat als uren presenteert komt op getallen die er niet uitzien als een fout, maar die dat wel zijn. De omrekening is eenvoudig zodra je hem kent, en onzichtbaar zolang je hem niet kent.

Er zijn meerdere bedragen die allemaal omzet heten

Een orderbedrag, een netto orderbedrag, een gefactureerd bedrag en een factuurbedrag zijn vier verschillende getallen, en ze staan alle vier in de database. Welke jouw omzet is, is een keuze van het bedrijf. Er is geen technisch juiste keuze.

Koppelingen verdubbelen rijen

Koppel je orders aan urenregistraties om er in één overzicht bij te kunnen, dan telt elke order net zo vaak mee als er urenregels aan hangen. Tel je daarna orders, dan is de uitkomst te hoog. Zo'n getal ziet er volkomen normaal uit tot je het naast het totaal aantal orders legt.

Wat er nodig is om te beginnen

• Leestoegang tot de database. Er wordt niets geschreven en er verandert niets aan je inrichting.
• Een verbinding naar die database. Staat de server intern, dan gaat dat via een beveiligde verbinding.
• Iemand bij jullie die de bedrijfsvragen kan beantwoorden. Wat telt als klant, welke orders horen er niet bij, hoe meten jullie omzet.

Het technische deel is doorgaans een kwestie van uren. Het derde punt kost meer tijd, en dat is precies het deel dat bepaalt of de cijfers kloppen.

Hoe we het aanpakken

We lezen eerst de structuur en schrijven in gewone taal op wat we denken dat de tabellen betekenen. Vervolgens halen we uit die beschrijving elke aanname die erin zit. Wat we uit de data zelf kunnen controleren, controleren we met een proefquery. Wat overblijft is de lijst die we met jullie doornemen, en dat zijn precies de vragen die niemand anders kan beantwoorden.